こんにちは、よっさんです。
某飲食店チェーンでエリアマネージャーをして、現場で働く社員の皆さんがどうやったら楽しく前向きに働けるかを考えています！
自分自身が店長だった時に身につけたノウハウや過去の自分が教えておいて欲しかったことを、まとめて発信しています。
飲食店で働いているけど、日々の日報ってめんどくさい…
飲食店ではよく使われている日報ですが、文章を書く際に、ただ書きたいように文章を並べるだけでは、読む人にとって読みにくい文章になってしまいます。
とはいえ、日報の構成を自分でイチから考えるのは非常に難しいです。
そこで今回は、日報の基本的な構成と書き方について解説します。
下記にあてはまる方は、ぜひ最後までご覧下さい。
こんな方に読んで欲しい！
- 会社で日報を使用している
- 日報の基本的な型を知りたい
- 日報の上手な活用方法を知りたい
この記事の内容を意識すると、読む人とって読みやすい日報が迷わずに書けるようになります。
日報の基本的な構造を理解して、読者に読まれる記事を書きましょう。
日報作成で意識するポイントは以下の3点です。
日報作成のポイント
- 日報の目的：誰に向けて書くかを意識する。
- 日報の構成：リード文、本文、まとめ文と読む人が理解しやすい構成を作る。
- 日報の有効活用：日報を活用して店舗のレベルアップする。
型と目的を理解することで、毎日読んでいて楽しい日報が作れるようになるよ！
日報の目的：誰に向けて書くかを意識してみよう！
日報の目的は大きく分けて３点あります。
日報の目的
- 本社に店舗状況を伝える
- 店舗内の従業員に情報を共有する
- 未来の誰かに対して情報を共有する
１つずつ解説していきます！
本社に店舗状況を伝える
本社で働く人の目線に立つと、店舗の日々の売上などの数値は送られてきますが、店舗の実態までは把握できません。
「なぜこの店舗だけ近隣店舗より売上が好調（不調）なのだろうか？」「新商品のお客さまのウケはどうだろうか？」「従業員の様子はどんな感じだろう？」など、数値と睨めっこしていても分からないことが沢山あります。
本部へ報告する場合は、数値には記載されない部分を意識して報告することを意識すると良いでしょう。
意識する内容
- 売上の要因（想定より高かったor低かった理由の部分）
- 会社の取り組みの様子
- 従業員の様子
店舗内の従業員に情報を共有する
従業員の目線に立つと、自分が不在だった日の店舗の様子、オペレーションに変更があったこと、引継ぎ事項に関する情報は、働きやすい環境を創るうえで必要不可欠です。
「事前に言っておいてよ…」ということがないように意識していきたいですね。
意識する内容
- 売上の要因（想定より高かったor低かった理由の部分）
- その日に変更・対応したこと
- 共有事項（明日対応して欲しいこと）
未来に向けて
日報は現在の情報を共有すると共に未来の人に向けての情報共有の手段でもあります。
人間は忘れやすいもので１年前に何があったかはどうしても忘れてしまいます。
未来の自分かもしれないですし、引継ぎをした誰かが見る可能性が高いので、誰が見ても分かりやすい日報を意識したいですね。
意識する内容
- 売上の要因（想定より高かったor低かった理由の部分）
- 売上の外的要因
- 売上の内的要因
少し日報を書く目的が理解できたかと思います！
次項からはでは実際にどうやって書いていったらよいのかを解説していきます！
日報の構成：読む人が理解しやすい構成を意識しよう！
まず日報の構成を理解しておきましょう。
日報は下記の３点で構成されています。
日報の構成
- 数値：売上・温度・天気などの客観的な数値のことです。
- 体感：数値では分からないお客様の様子・
- 会社・店舗での取り組み：
１つずつ解説していきます！
数値
数値とはざっくりお店の売上のことです。
数値は誰にとっても分かりやすいもので、その日の店舗の状態・結果を判断するのに、もっとも重要な部分と言っても過言ではありません。
ルールではありませんが、読む人ににとってわかりやすい文章の流れも意識しましょう。
文章の流れは、PREP法と呼ばれる方法がおすすめです。
PREP法とは、以下の4つの順番で文章を構成する方法です。結論が店舗の数値とも言えます。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
売上の理由（Reason）となる外的要因・内的要因についても説明しておきます。
外的要因とは、企業や個人を取り巻く外部環境のことで、自らの意思や努力ではコントロールできない、外部からの影響を及ぼす要因のことです。例えば、経済状況、法律の改正、社会情勢、自然災害などが挙げられます。
内的要因とは、行動や結果の原因を、個人の性格、能力、思考パターン、努力などの内面的な要素に求める考え方です。
売上を左右する外的要因
- 天気
- 気温
- 近隣地域や館のイベント
- 会社内の取り組み（新しい取り組みや新商品販売など）
売り上げを左右する内的要因
- 欠品
- 店舗内での特別な取り組み
売上だけが書いてあってもなかなか読む人はどう判断すればよいのか分かりません。
その日の売上という結論に要因という理由を肉付けしていくイメージです。
書いてある内容にも一貫性があるので、読んでいる人の途中離脱を防ぐことが出来ます。
また初心者の従業員も、構成がはっきりと明確なので記載するのにも困りません。
まとめ（以下の順に記載していくと分かりやすい！）
- 日付・天気・気温
- 店舗の売上
- 売上の内訳
- 外的要因（近隣地域や館のイベント）
- 内的要因（会社内・店舗内での取り組み）
体感
ここからは体感について説明していきます。
この部分が従業員の人に書いてもらうことも多く、「何を書いたら良いか分からない！」「どう教えたらいいか分からない！」という方も多いのではないでしょうか？
どれだけ客観的な数値を並べてもその日の店舗の様子をすることが出来ません。
先ほど説明した本部の方が知りたいのもこの部分です。
先ほど説明したPREP法では、Example（具体例）の部分となります。
その日の売上が想定より高かった→近隣で大規模なイベントがあった→イベントに参加してくれた人が多数来店して、こんな様子だった（こんな注文が多かった）
その日の売上が想定より低かった→天候は雨・気温が下がった→店舗前の通行量が激減し、歩いている人が少なかった（温かい商品の注文が増えた）
以上のように実際に店舗にいる人でしか感じられない体感、結論→理由の具体例となるようなことを記載すると日報の中に流れが出て読みやすくなります。
最後にPoint（結論）をもう一度持ってきて、結論で締めることが出来たら最高です。
売上が高かった（忙しかった）→明日の発注量（仕込み量）を増やす
売上が低かった（暇だった）→明日の発注量（仕込み量）を減らす、シフトの見直し
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